Väčšina z nás robí tú chybu, že začne prípravu prezentácie otvorením powerpointu alebo podobného programu a začne tvoriť slajdy (tejto chybe sme sa venovali už v článku Slidy nie sú prezentácia). Začať tvoriť dobrú prezentáciu sa ale musí úplne inak.
V prvom rade je potrebné si vyjasniť sám pre seba a pomenovať PREČO túto prezentáciu budem mať. Nie cieľ, ale čo spôsobilo, že je potrebná. Je to koniec finančného roku a moja potreba nejakým spôsobom rok zhrnúť pre zamestnancov alebo je to klient ktorý nás kontaktoval a chceme mu predstaviť firmu a produkty alebo je to pravidelná tímová porada na ktorej chcem predstaviť výsledky za posledné obdobie a problémy na ktoré narážame? Až si toto vyjasníme ďaleko lepšie sa nám bude formulovať účel.
A to je krok číslo 2. Čo je účelom tejto prezentácie? Čo s ňou chcem dosiahnuť a teda AKO chceme prezentáciu predniesť a AKO chceme dosiahnuť cieľ, ktorý si stanovíme vzápätí? Účelov a teda typov prezentácií je iba niekoľko málo a to
- Informovať
- Pobaviť
- Presvedčiť
- Motivovať (povzbudiť k nejakej konkrétnej akcii)
- Inšpirovať
Zoradil som ich podľa intuitívneho stupňa náročnosti a abstraktnosti. Je dobré si všimnúť, že motivovanie a inšpirovanie sú dve rôzne veci a dva rôzne typy prezentácie. Až si vyjasníme účel, pomôže nám to vybrať správne rečnícke prostriedky viac humoru alebo viac faktov, väčší apel na emócie a príbeh alebo na štatistiky a zdôvodňovanie? To sú všetko otázky na ktoré si odpovieme a môžeme sa začať sústrediť na ďalší krok prípravy a to je cieľ, ktorý by mal konkretizovať účel.
Formulovať si čo je cieľom prezentácie je krok 3 a pomôže nám sa sústrediť počas celej prípravy na to ČO je dôležité. Cieľ by mal byť formulovaný maximálne v jednej vete a špecifikovať účel. Príkladom cieľu je napríklad “Chcem aby poslucháči na konci prezentácie vedeli, že naše finančné výsledky sú dobré a zlepšujú sa” (to znamená, že uvediem konkrétne čísla ziskov a obratu a ukážem im graf trendu za posledných niekoľko kvartálov) alebo “Cieľom je aby väčšina poslucháčov po skončení prezentácie súhlasila, že organizačné zmeny sú nutné a nevyhnuteľné vzhľadom k situácií” (čiže sa zamyslím, čo by toto konkrétne publikum presvedčilo o tom, že situácia nie je priaznivá a že organizačné zmeny sú najlepšie riešenie a prečo iné riešenia nie sú možné alebo vhodné).
V súvislosti s cieľom je vhodné si aj formulovať ČO cieľom nie je. Čiže napríklad “Cieľom nie je aby si poslucháči pamätali podrobné finančné výsledky” (to znamená, že v prezentácií nemusím uvádzať podrobné metriky ako ROA, ROE, EBITDA atď., ale iba základné a najdôležitejšie čísla) alebo “Cieľom nie je aby poslucháči spoločne demokraticky rozhodli, ktorá zmena je vhodná a rozumeli všetkým detailom rozhodnutia managementu” (takže nebudem podrobne obhajovať a snažiť sa prezentovať všetky scenáre, ale postavím ich pred hotovú vec a uvediem základné fakty prečo to dáva zmysel takto, tak aby pochopili a súhlasili).
Formulovať si takto cieľ a to čo cieľom nie je (ale mohlo by to k nemu zvádzať) opäť ohromným spôsobom pomôže sústrediť sa na to čo je dôležité.
V tejto chvíli už vieme, prečo prezentáciu máme, čo je jej účel a čo je cieľom. Ďalším 4. krokom je ujasniť si KTO je publikum. To znamená nie len demografické údaje o veku, pohlaví, národnosti, geografickom pôvode, rase, príslušnosti k určitým skupinám (rybári, dôchodcovia, sociálni demokrati a pod.), ale aj prečo prídu na prezentáciu a čo očakávajú. Z týchto informácií pre nás vyplýva čo publikum zaujíma, čo ich trápi, aký je ich kultúrny kontext a aké odkazy, slovník a spôsob prednesu bude pre publikum bližší. Zároveň si vyjasníme ich motiváciu prísť na prezentáciu (donútil ich niekto, je to povinná prezentácia, čo ich prilákalo atď.) a vyjasníme očakávania a tak sa môžeme uistiť, že ich naplníme alebo napravíme ak nie sú adekvátne na začiatku prezentácie. Nakoniec si musím určiť čo je jediná vec, ktorú chcem aby si z prezentácie odniesli, zapamätali alebo spravili. Chcem po nich aby po prezentácií súhlasili a chápali rozhodnutie vedenia? Podľa toho uvediem argumenty, relevantné pre nich a zapôsobím na ich emócie vysvetlením možných opačných scenárov a dopady na nich. Alebo chcem aby po prezentácií zobrali pero a podpísali petíciu? Nielen zdôrazním dôvody prečo petícia existuje a čo z nej budú mať konkrétne oni, ale hlavne im na konci prezentácie dám konkrétne inštrukcie čo majú spraviť (“Až teraz skončíme, máme 5 minútovú prestávku a len niekoľko krokov u chodu je stolík s podpisovým archom. Zoberte teda do ruky pero a pripojte svoj podpis na koniec!”)
Sme už takmer tesne pred momentom, v ktorom si sadneme za stôl a začneme pripravovať samotný príhovor. Osnovu, hlavné body, obsah a teda text. Tým stále nemyslíme slajdy, ktoré prichádzajú na rad až neskôr. Až budeme vedieť aký obsah chceme podporiť vizuálne a ako. Čo nám teda ale ešte zostáva?
Je to výskum a teda odpoveď na otázku KOĽKO. Pred tvorením obsahu, by sme mali spraviť v 5. kroku podrobný výskum témy na ktorú pripravujeme prezentáciu. KOĽKO dostupných a relevantných dát, faktov, štatistík, výskumov, príbehov, mytológie, postáv atď. z ktorých môžeme vybrať tie najzásadnejšie a najúčinnejšie vzhľadom na cieľ a publikum máme. Môžeme použiť internet, knihy, časopisy, filmy, nahrávky hlasové či hudobné, fotografie vlastné či zakúpené proste čokoľvek čo podporí cieľ prezentácie a je v súlade s účelom a publikom.
Až sme spravili takto podrobnú prípravu, môžeme začať tvoriť samotný obsah reči. Opakujem reči, čiže príhovoru, čiže toho čo budem ako rečník hovoriť alebo ukazovať. Nie slajdov.
Aké kroky teda príprava dobrej prezentácie obsahuje (použijeme 5W2H analýzu)?
- PREČO mám túto prezentáciu
- AKO dosiahnem cieľ prezentácie
- ČO je cieľom prezentácie
- KTO je publikum
- KOĽKO dát, štatistík, obrázkov, príbehov podporí moj cieľ
Teraz zoberte papier a pero a tvorte obsah. Nie je to však koniec prípravy. Text reči je stále len na pol ceste v príprave prezentácie, ale o tom nabudúce.
PS. Ak vám nesedí, že z 5W2H analýzy sme použili iba 5 otázok, tak zvyšné práve pokryjeme v nasledujúcich krokoch a článkoch.
Odkazy:
